Contour De Twern

TELLEN EN VERTELLEN

'Tim maakt resultaatgericht werken mogelijk'

Vooruitstrevend, dat is volgens Richard de Fijter de zakelijke en resultaatgerichte aanpak van de Twern. Hij is stafmedewerker informatisering bij deze organisatie voor maatschappelijke diensten in Midden Brabant met zijn hoofdvestiging in Tilburg. De organisatie biedt onder andere advies aan ouderen, hulpverlening aan jongeren, maatschappelijk werk en bewonersondersteuning. Ondanks het softe karakter wil de organisatie op harde resultaten worden afgerekend. Een reden om te kiezen voor TimEnterprise.

Tellen en vertellen
Richard: “De Twern is een grote organisatie. We hebben 450 mensen in dienst en werken regionaal. Niet alleen zijn we actief in Tilburg, maar ook in omliggende gemeenten als Goirle, Oisterwijk, Waalwijk en een aantal kleine kernen rond Tilburg. We leveren diensten. Dus waar de klant voor betaalt, is in feite tijd. Een paar jaar geleden zijn we begonnen om de sociale resultaten van ons werk zichtbaar te maken. Zoals wij dat binnen de organisatie noemen: we tellen en vertellen. Dit betekent dat we diensten tellen en de opbrengsten vertellen.”

Tijdregistratie
“Op het moment dat we aan de slag gingen met de nieuwe visie ontstond bij ons de behoefte aan nieuwe systemen, waaronder een systeem voor tijdregistratie. We werkten al met tijdregistratie via Excel sheets. Medewerkers vulden deze sheets in en een secretaresse voerde de gegevens in het systeem in. Dit was een vrij omslachtige manier van werken en het was ook niet mogelijk om veel rapportages uit het systeem te halen. Het bood in ieder geval niet de flexibiliteit waar we behoefte aan hadden. We zijn informatie gaan opvragen bij een aantal aanbieders van tijdregistratiesystemen, waaronder TimEnterprise. Dit systeem vonden we uiteindelijk het beste aansluiten bij wat we zochten.”

Enige weerstand
“De implementatie verliep vlot. Vooral technisch gezien ging het snel, we hadden voldoende capaciteit en het systeem draait goed. Geen problemen. Wat uiteindelijk tijd kostte, was het inrichten van het systeem. Medewerkers schrijven uren op de werkzaamheden (diensten) die zij uitvoeren. In Tim worden dit de producten genoemd. Als organisatie bepaal je welke producten en productklassen je in TimEnterprise wilt gebruiken. We hebben de bestaande personeelsdatabase gebruikt om personeelsgegevens te importeren. Nadat het systeem was ingericht is aan verschillende doelgroepen een presentatie gegeven. Ook heeft iedere gebruiker een korte handleiding ontvangen. Er zijn weinig vragen, gebruikers gaan er goed mee om. Dat komt ook omdat medewerkers het belang inzien van een goede verantwoording aan de opdrachtgever en aan de samenleving. Onze ervaring is: als het systeem goed draait en mensen zijn er weinig tijd mee kwijt hebben ze er weinig problemen mee.”

Uitgebreide mogelijkheden
“Op dit moment schrijven bij de Twern 400 mensen tijd op 30 locaties. Het interessantst vonden we in eerste instantie de basismodule en de budgetmodule. Later is daar de module aanwezigheidsregistratie bijgekomen. Veel wijkcentra zijn ook ’s avonds open. Met de module aanwezigheidsregistratie kun je eindtijden invoeren. Dat biedt ook arbeidsrechtelijk veel voordelen. Met de huidige toepassing kunnen we al goed zien hoeveel tijd in een bepaald project wordt geïnvesteerd.

Een goede oplossing met eenvoudige middelen
“We zijn heel tevreden over TimEnterprise. Het is stabiel en gemakkelijk te beheren. Als er problemen of vragen zijn, zijn die eenvoudig op te lossen. De inrichting en techniek van het systeem staat ons goed aan. Ook het toekennen van rechten. De gebruiker kan niet meer als te zien is in het scherm en dit betekent dat mensen niks verkeerd kunnen doen. Hoewel ik vrij kritisch ben, komt het systeem op mij heel professioneel over. Je kunt zien dat er goed over is nagedacht en het ziet eruit als een integraal geheel. Op de verschillende wijkcentra hebben we vaak niet de nieuwste technische voorzieningen. Maar met TimEnterprise hebben we met relatief eenvoudige middelen een goede oplossing kunnen realiseren.”

MARKT


Zorginstellingen

Software


TimEnterprise

Aantal gebruikers


450

Focus op


Urenverantwoording
Verlofregistratie
Aanwezigheidsregistratie