Gemeinde Westland
Bis 2004 waren die süd-holländischen Städte Monster, 'S-Gravenzande, De Lier, Wateringen und Naaldwijk von einander getrennte Gemeinden, jede mit ihrer eigenen Verwaltung und Ausstattung. Jetzt sind sie Teile der Gemeinde Westland. ‘Die Glas-Gemeinde', sagen Jan Kardol und seine Kollegin Rinske Pool. Die Gemeinde bekam diesen Spitznamen aufgrund ihrer großen Anzahl von Gewächshäusern. Wesland entschied sich dafür, während der Zusammenlegung TimEnterprise zu implementieren. Als die Anwendungs-Verwalter für TimEnterprise, waren Jan und Rinske verantwortlich für die Implementierung in der Organisation.
Einzelheiten zusammenstellen
Die Bearbeitung von TimEnterprise wird durch die Abteilung für die Konfiguration des öffentlichen Bereichs (IOR) erledigt. Das ist ein wenig ungewöhnlich, da dieses normalerweise von einer Abteilung erledigt wird, die eine gesamte Organisation abdeckt. Jan erklärt: “Der führende Manager der Abteilung IOR ergriff die Initiative, als er entschied, dass in der Gemeinde begonnen werden sollte, ein Zeit-Erfassungs-System zu benutzen. Frühere Erfahrungen mit ähnlichen Systemen in anderen Gemeinden, hatten ihn bereits mit solchen Anwendungen vertraut gemacht. Vier Abteilungen waren sehr interessiert an einer Zeit- Anwendung, doch die Frage, wer dafür die Verantwortung übernehmen würde, blieb bestehen." Jan wurde als Projekt-Planer angestellt, organisierte jedoch anfangs die Implementierung von TimEnterprise. Jan: “Die Planung dauerte einen Monat, aber meine Erfahrungen mit anderen Arbeitgebern hat mich gelehrt, dass wir mehr Zeit benötigen würden. Es war nicht die Software, die Probleme verursachte; wir erholten uns noch immer von der Zusammenlegung. Um die Struktur in TimEnterprise festzulegen, ist es nötig zu wissen, wer in welcher Abteilung arbeitet, wer welche Aufgaben hat und wie die Hierarchie gestaltet ist. Es hat viel Mühe gekostet, alle diese Einzelheiten zusammenzusammeln.”
Gemeinde Westland
Rinske Pool en Jan Kardol
Das ‘Pilot-Projekt’
Zum Glück kannte Rinske die Gemeinde in- und auswendig. Sie wusste, an wen sie herantreten musste, um die Daten zu bekommen.” Rinske: “Wir begannen damit, bei den verschiedenen Abteilungen um Listen mit den benötigten Daten anzufragen, stellten aber bald fest, dass viele dieser Listen unvollständig waren. Der Rat des Aenova-Beraters erwies sich als sehr hilfreich. Sie erzählte uns, welche Einzelheiten wir finden mussten und wenn sie anwesend war, konnten wir die Daten in TimEnterprise eingeben. Wir begannen mit vier Abteilungen, die auf Projekt-Basis arbeiten. Die Daten, welche die Angestellten im Laufe des Pilot-Projektes eingaben, waren noch nicht in das Finanz-System eingelesen worden. Nach dem Pilot-Projekt wurde das System auch von anderen Abteilungen in Gebrauch genommen.”
Skepsis
Nicht jeder war sofort über TimEnterprise begeistert. Jan: “Leute sind oft skeptisch, wenn ein Zeit-Erfassungs-System installiert wird. Sie denken, dass sie viel Zeit mit der Eingabe von Daten verschwenden müssen, obwohl das überhaupt nicht der Fall ist. Wenn man versucht ein solches System einzuführen, wenn die Organisation noch nicht ganz klar ist, riskiert man, dass Leute gegen das System protestieren werden. Einmal habe ich den leitenden Angestellten gezeigt, wie viel Zeit es täglich kostete, die Zeit-Einträge zu erledigen. Es handelte sich um 20 Sekunden täglich. Von da an waren sie von den Vorteilen überzeugt.”
Kraftvoll
Die Gemeinde Westland benutzte TimEnterprise hauptsächlich als eine Steuerungs-Hilfe für interne Projekte. Rinske: “Innerhalb unserer Organisation wird einer Abteilung die Projekte von anderen Abteilungen gegeben. Die Mengen an Zeit und Ressourcen, die benötigt werden, um das Projekt fertig zu stellen, wird im Voraus bestimmt. Es ist leicht, mit TimEnterprise vorauszuplanen, da das Programm auf den ersten Blick anzeigt, wie viel Zeit und Budget verfügbar sind. Solch ein Plan ist für sowohl den Auftragnehmer als auch für den Klienten bestimmt. Wenn es so aussieht, als ob ein Projekt nicht innerhalb der geplanten Zeit-Spanne fertig werden wird, kann ein überarbeitetes Angebot eingereicht werden. Monatlich exportieren wir die Daten aus TimEnterprise zu dem Finanz-System, um das Budget auf Abweichungen hin zu kontrollieren. Es ist die Schnittstelle zu der Finanz-Anwendung, die TimEnterprise zu solch einem kraftvollen Werkzeug macht.”
‘Es wächst uns ans Herz’
Jan: “Man kann sehen, dass TimEnterprise der Organisation ans Herz wächst. Eine steigende Anzahl von Abteilungen hat angedeutet, dass sie beginnen wollen, mit der Anwendung zu arbeiten, um zu sehen, wie viel Zeit sie genau für welche Aufgaben verbrauchen. Schließlich bedeutet zu messen - zu wissen. Es zeigt sich, dass es auch zu Verschiebungen in den Aufgabengebieten führen kann, wenn es klar wird, dass ein/e Angestellte/r viel Zeit an den Arbeiten einer/s anderen Angestellten verbringt. Sodass, obwohl TimEnterprise ursprünglich mit Widerwillen begegnet wurde, die Vorteile jetzt für die Angestellten deutlich werden und daraus resultiert, dass das Interesse, mit dem System zu arbeiten, täglich wächst.”
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