Gemeente Voorschoten

EENVOUD DOOR INTEGRATIE

'TimEnterprise en BUDAT hebben Het Nieuwe Werken met grote stappen dichterbij gebracht'

Aenova Software wist door de geïntegreerde oplossing BUDAT (Beveiligd printen, Urenverantwoording, Digitaal betalen, Aanwezigheidsregistratie en Toegangscontrole) de essentiële werkprocessen van gemeente Voorschoten te vereenvoudigen. Aenova leverde de software Maggy en TimEnterprise voor respectievelijk beveiligd printen, urenverantwoording en aanwezigheidsregistratie terwijl partners Kaba en Magna Carta de onderdelen toegangscontrole en digitaal betalen voor hun rekening namen. "Een verademing", zegt Hassan Akhiat, Senior Beleidsadviseur ICT, gemeente Voorschoten. "TimEnterprise bijvoorbeeld is een systeem dat perfect is uitgedacht en goed bij ons past. De verbetering die het project BUDAT ons na één jaar al heeft gebracht, is gigantisch en overtreft alle verwachtingen."

Oplossing was prioriteit

De zoektocht naar eenvoud en efficiëntie was broodnodig, verklaart Akhiat. Processen waren namelijk achterhaald terwijl op de systemen ook het nodige was aan te merken. “De printers van de gemeente staan veelal in openbare ruimten en zijn daardoor toegankelijk voor het publiek. Deze opstelling leidde er niet alleen toe dat veel—ook vertrouwelijke—afdrukken toegankelijk waren voor het publiek, maar ook werd dagelijks onnodig veel papier verbruikt.” Ook maakte de gemeente gebruik van een urenverantwoordingssysteem, dat los stond van de aanwezige klok en ook niet was gekoppeld aan het personeelsinformatiesysteem Beaufort.

Optimalisatie zonder weerstand

Zulke problemen zijn inmiddels verleden tijd. Door een geïntegreerde oplossing voor beveiligd printen, urenverantwoording, digitaal betalen, aanwezigheidsregistratie en toegangscontrole zijn de primaire bedrijfsprocessen volledig geoptimaliseerd. "Al deze functionaliteiten zijn nu gecombineerd, maar desondanks hebben we slechts één pasje nodig. Dat betekent minder gedoe en meer winst op alle vlakken. Zelfs de aanvankelijke weerstand onder de medewerkers bleef beperkt door de continue terugkoppeling van ontwikkelingen. "Wanneer ook zij overtuigd waren en zagen hoeveel tijd en gemak hen dit opleverde, kwamen zij zelfs met ideeën voor verbetering", aldus Akhiat.

Een in het oog springend voorbeeld is de koppeling met het personeelsinformatie- en salarissysteem Beaufort van Raet en het financiële systeem Coda van Unit4. Deze integratie voorkomt dubbele invoer, bespaart tijd en vermindert het aantal fouten. Daarnaast kreeg de gemeente via de digitale verlofkaart direct inzicht in de verlofsaldi van zijn medewerkers. Een ander voorbeeld: gebruikers zijn zich nu meer bewust van hun print- en kopieergedrag en dit leidt tot een vermindering van het gebruik van papier en toners. Niet allen een voordeel voor de gemeente, maar ook voor het milieu. “De invoering van BUDAT heeft op meerdere plekken binnen de organisatie heel veel extra administratieve handelingen weggenomen”. Kortom, goede resultaten waardoor ook andere afdelingen de voordelen van de oplossing inzagen.

Verbetering op alle fronten

“BUDAT levert ons veel voordeel op in tijd, geld en inzicht.We kunnen nu goed sturen op processen en knelpunten komen sneller aan het licht." Daarnaast is er nu eenduidigheid van gegevens en iedere medewerker heeft direct inzicht in zijn eigen gegevens. "Naast het verdwijnen van de papieren rompslomp levert BUDAT ons op alle fronten veel gebruiksgemak op."

Voorbeeld doet volgen

De implementatie van BUDAT binnen de gemeente Voorschoten heeft de aanzet gegeven tot verdere professionalisering, zegt Akhiat. "Naast de uitbreiding naar single sign-on blijft onze aandacht gericht op de verdere modules die TimEnterprise ons kan bieden."

Ook omringende gemeenten hebben oren naar het verhaal van Voorschoten. "Onze toepassingen zijn erg vooruitstrevend. Dit is ook andere gemeenten opgevallen die tegen diezelfde problemen aanlopen als wij. Er hebben zich inmiddels meerdere collega-gemeenten telefonisch gemeld om inzicht te krijgen in onze opstelling en komen meerdere gemeenten op bezoek om BUDAT werkend te zien.

"De komende jaren gaan wij zeker door met het gebruik van TimEnterprise en de verdere mogelijkheden van BUDAT."

MARKT


Gemeenten

Software


TimEnterprise
Maggy2
Kaba kloksysteem
Kaba Exos toegangscontrole
Magna Carta betaalsysteem

Aantal gebruikers


250

Focus op


Urenverantwoording
Digitaal betalen
Aanwezigheidsregistratie
Toegangscontrole
Beveiligd printen en kopieren