Gemeente Westland

KRACHTIGE HULP

'Gemakkelijk sturen met Tim'

Tot 2004 waren de Zuid Hollandse plaatsen Monster, ’s-Gravenzande, De Lier, Wateringen en Naaldwijk aparte gemeenten met een eigen bestuur en voorzieningen. Inmiddels maken ze deel uit van Gemeente Westland. ‘De glasgemeente’ volgens Jan Kardol en zijn collega Rinske Pool. Een bijnaam die de gemeente te danken heeft aan de grote hoeveelheid kassenbouw. Tijdens de fusie besloot Gemeente Westland gebruik te gaan maken van TimEnterprise. Als applicatiebeheerders waren Jan en Rinske verantwoordelijk voor de implementatie binnen de organisatie.

Boven water
Het beheer van TimEnterprise ligt binnen de Gemeente Westland bij de afdeling Inrichting Openbare Ruimte (IOR). Dat is enigszins ongebruikelijk, doorgaans ligt dit bij een organisatie overkoepelende afdeling. Jan vertelt waarom: “De leidinggevende van de afdeling IOR heeft het initiatief genomen om een tijdregistratiesysteem binnen de gemeente te gaan gebruiken. Door zijn ervaring binnen gemeenten was hij al bekend met dergelijke systemen. Vier afdelingen hadden daar veel interesse in, maar de vraag was wie de kar ging trekken.” Jan werd aangetrokken als projectplanner, maar werd in eerste instantie ingezet voor de implementatie van TimEnterprise. Jan: “Daarvoor werd een maand uitgetrokken, maar ik wist al uit ervaring bij voorgaande werkgevers dat we er langer voor nodig zouden hebben. De software was geen probleem, maar we zaten nog in de naweeën van de fusie. Om de structuur binnen TimEnterprise te kunnen bepalen is het noodzakelijk te weten wie op welke afdeling werkt, wat de taken zijn en hoe de hiërarchie is. Het was nog een heel gedoe die gegevens boven water te krijgen.”

De ‘pilot’
Gelukkig werkte Rinske al langer bij de gemeente en wist zij bij welke personen ze informatie kon krijgen.” Rinske: “We zijn begonnen met het opvragen van lijsten met benodigde gegevens bij diverse afdelingen, maar we kwamen er al snel achter dat veel van deze lijsten incompleet waren. We hebben toen veel gehad aan de hulp van de consultant van Aenova. Zij gaf elke keer aan wat we nodig hadden en welke gegevens we boven tafel moesten krijgen. Zodra zij er weer was konden we de gegevens invoeren in TimEnterprise. We zijn begonnen met vier afdelingen die werken op projectmatige wijze. De gegevens die medewerkers invoerden werden tijdens de ‘pilot’ nog niet doorgeboekt naar het financiële systeem. Na deze ‘pilot’ is het systeem ook binnen andere afdelingen in gebruik genomen.”

Sceptisch
Niet iedereen was direct enthousiast over het gebruik van TimEnterprise. Jan: “Mensen zijn toch vaak sceptisch bij het invoeren van een tijdregistratiesysteem. Ze denken dat er veel tijd gemoeid is met het invullen, terwijl dat helemaal niet het geval is. Als je een dergelijk systeem wilt doorvoeren terwijl de organisatie nog niet duidelijk, loop je het risico op weerstand tegen het systeem. Ik heb op een gegeven moment leidinggevenden laten zien hoeveel tijd er dagelijks daadwerkelijk mee gemoeid was met invullen van de uren. Dit was 20 seconden per dag. Toen waren ze wel overtuigd”.

Krachtig
De gemeente Westland gebruikt TimEnterprise voornamelijk om sturing te geven aan interne projecten. Rinske: “Binnen onze organisatie krijgen afdelingen opdrachten van andere afdelingen. Vooraf wordt bepaalde hoeveel tijd en budget nodig is om het project te voltooien. Met TimEnterprise is dat gemakkelijk te sturen, doordat je direct kunt zien hoeveel tijd en budget er nog beschikbaar is. Deze sturing is zowel bedoeld voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Als het ernaar uitziet dat een project niet binnen de gestelde termijn of budget voltooid kan worden, dan kan er een aanvullende opdracht worden ingediend. Maandelijks boeken we de gegevens van TimEnterprise door naar het financiële systeem, waardoor we het totale budget kunnen controleren. Juist de doorbelasting naar het financiële pakket maakt TimEnterprise krachtig.”

‘Het leeft’
Jan: "Je ziet dat het gebruik van TimEnterprise inmiddels leeft binnen de organisatie. Steeds meer afdelingen geven zelf aan met het pakket te willen gaan werken, zodat ze inzichtelijk krijgen hoeveel tijd ze precies aan bepaalde taken besteden. Meten is tenslotte weten. Dit kan ook leiden tot verschuivingen in werkzaamheden als blijkt dat iemand veel tijd besteed aan een bepaalde taak die toebehoort aan een andere medewerker. Hoewel het gebruik van TimEnterprise dus in eerste instantie met wat tegenzin is ontvangen, blijkt nu dat steeds meer medewerkers er de voordelen van inzien en er dus steeds meer interesse is om het systeem te gaan gebruiken."

MARKT


Gemeenten

Software


TimEnterprise

Aantal gebruikers


100

Focus op


Urenverantwoording
Aanwezigheidsregistratie