Home > Actueel > Nieuwsbrief > Omgaan met tijdschrijfweigeraars

Omgaan met tijdschrijfweigeraars; effectieve oplossingen uit de praktijk

Het invoeren van tijdregistratie en urenverantwoording levert veel voordelen op voor een organisatie. Meer inzicht in bestede arbeidsuren leidt tot een effectieve en efficiëntere inzet van arbeid. Maar het succes ervan valt of staat met de medewerking van het personeel en die zitten niet altijd te wachten op een dergelijk systeem. Daar zijn een aantal redenen voor te bedenken. Ze kunnen bang zijn dat het veel tijd in beslag neemt of, in het ergste geval, dat ‘de baas’ hen controleert met alle gevolgen van dien. Mensen die echt niet willen meewerken noemen we tijdschrijfweigeraars en ze kennen vele manieren en excuses om onder het tijdschrijven uit te komen. Maar wanhoop niet, ook de meest notoire tijdschrijfweigeraar kan veranderen. De volgende oplossingen komen uit de praktijk en zijn daar zeer effectief gebleken.

Communiceer

Communicatie is erg belangrijk bij tijdregistratie en urenverantwoording. Niet alleen bij de invoering ervan, maar zeker ook daarna. Door aan te geven waarom de organisatie gekozen heeft voor een bepaalde oplossing en wat dit in de praktijk betekent is het mogelijk meer begrip en medewerking te creëren. Communicatie betekent ook tweerichtingsverkeer.  Medewerkers die het niet eens zijn met de beslissing krijgen de kans hun zegje te doen. Wees niet bang om in discussie te gaan. Juist door met medewerkers in discussie te gaan die het niet eens zijn met de beslissing krijgt het management de kans ze te overtuigen. En met hen ook degenen die het eigenlijk ook niet eens waren met de beslissing, maar niks durfden te zeggen. Geef mensen de tijd en ruimte om te reageren . Niks is erger dan passief verzet; mensen die ja zeggen maar nee doen. Dit is iets wat funest is voor tijdregistratie, omdat het niet direct gesignaleerd kan worden. Nee zeggen biedt veel meer mogelijkheden om uiteindelijk te resulteren in een volmondig ja. Blijf ook luisteren naar medewerkers, ze kunnen goede ideeën hebben zodra het systeem in gebruik is en blijven enthousiast als ze zien dat een organisatie daadwerkelijk iets met hun ideeën doet.

Gebruik de gegevens ook daadwerkelijk

Om ervoor te zorgen dat medewerkers gegevens ook daadwerkelijk in blijven vullen is het belangrijk dat ze regelmatig zien dat er iets met de gegevens gedaan wordt. Als bijvoorbeeld blijkt dat een project binnen de gestelde tijd en het budget is gebleven, laat het ze dan ook weten. En laat zien wat er met bepaalde gegevens gebeurt, zoals bij het maken van planningen.

Maak het verplicht voor iedereen

Maak geen onderscheid tussen tijdschrijven bij bepaalde groepen. Zorg dat zowel het management als medewerkers zoveel mogelijk verschillende afdelingen moeten tijdschrijven. Anders komt er gegarandeerd een keer de vraag: “Waarom wij wel en zij niet?” Het risico is dan dat mensen afhaken of er misschien niet eens aan beginnen.

Zorg voor opleiding

Een systeem dat mensen niet begrijpen kunnen ze ook niet gebruiken. Zorg dus voor een gedegen opleiding voor alle medewerkers. Ook nieuwe medewerkers hebben een gedegen opleiding nodig, laat dit niet over aan de persoon die hen inwerkt. Zorg voor iemand met een goede kennis, dit kan zowel iemand van binnen als buiten de organisatie zijn.

Zorg voor gebruiksgemak

Tijdschrijven en urenverantwoording moeten niet teveel tijd en moeite in beslag nemen. Zorg voor een systeem dat makkelijk in het gebruik is en vooral ook snel. Pas de inrichting erop aan, een lijst met taken die klopt maakt invullen een stuk makkelijker. Zorg dat iedereen makkelijk en snel toegang heeft tot het systeem, bijvoorbeeld door het gebruik van een webversie.

Laat het voordeel voor de werknemer zien

De werknemer moet kunnen zien dat het ook voordeel voor hen oplevert. Zij staan bijvoorbeeld sterker als het management een planning maakt die niet haalbaar is. In dat geval kan een werknemer laten zien dat er meer tijd nodig is voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden, omdat hij of zij uren heeft verantwoord. Ook maakt tijdschrijven en urenverantwoording duidelijk wanneer er sprake is van onderbezetting, als blijkt dat werknemers meer tijd nodig hebben voor het uitvoeren van de taken dan begroot is. Zo hebben ook werknemers belang bij het verantwoorden van uren.

Maak gebruik van rooster en verlof

De ervaring leert dat in organisaties die gebruik maken van de rooster en verlof module werknemers beter tijdschrijven dan in organisaties die geen gebruik maken van deze module. Als medewerkers gebruik moeten maken van een ander systeem voor het aanvragen van rooster en verlof zijn ze minder geneigd het alsnog hun uren te schrijven. Zorg dus voor een geïntegreerd systeem waarbij tijdschrijven gekoppeld is aan het rooster en het aanvragen van het verlof.

Laat het plus- en min- saldo zien

Het registreren van de gewerkte tijd heeft als voordeel dat een werknemer kan zien hoeveel hij of zij heeft overgewerkt of te weinig heeft gewerkt. Dit is zichtbaar als plus en min saldo. Het gebruik van deze optie maakt dat medewerkers sneller geneigd zijn uren te verantwoorden, omdat ze willen weten hoeveel ze kunnen compenseren. En als ze toch hun saldo aan het bekijken zijn, is het een kleine moeite gegevens in te voeren. Vooral omdat dit ook weer zichtbaar is in het saldo.

Creëer draagvlak bij het hoger management

Het hoger management moet overtuigd zijn van het nut van het systeem. Anders staakt het gebruik ervan zodra de manager die het initiatief heeft genomen vertrekt. Want als het hoger management tijdschrijven en urenverantwoording niet ondersteunt, zorgen zij ook niet voor een werknemer die  leiding kan bieden aan het gebruik van een dergelijk systeem. Het gevolg is dat het systeem spoedig niet meer  wordt ingevuld, niet meer klopt en uiteindelijk niet meer wordt gebruikt. En dat de organisatie niet meer profiteert van het inmiddels verworven inzicht.

Sancties

Deze oplossing raden wij niet direct aan, maar kan effectief zijn. Een voorbeeld van een sanctie is het niet ontvangen van een eindejaarsuitkering als een werknemer weekbriefjes (herhaaldelijk) te laat invult. Maar natuurlijk zijn er ook een heleboel andere sancties te bedenken. Het risico van een sanctie is dat de weerstand tegen tijdschrijven en urenverantwoording alleen maar toeneemt en dat is uiteindelijk natuurlijk niet de bedoeling. Als een organisatie toch kiest voor sancties is het belangrijk dit goed te communiceren met het personeel en ook uit te leggen waarom de organisatie kiest voor dit, toch wel laatste, redmiddel. In plaats van straffen kan een organisatie natuurlijk ook kiezen voor belonen, zowel in tijd als geld.

Tot slot

Er zijn ongetwijfeld nog een aantal manieren te bedenken hoe een organisatie om kan gaan met tijdschrijfweigeraars. Het belangrijkste is echter om mensen betrokken te maken en te houden. Werknemers zijn geen robots, en zullen niet zonder meer alles doen dat het management van hen verlangd. Maar als zij zelf het nut en belang van tijdschrijven en urenverantwoording inzien, is verzet, zowel actief als passief, voorgoed verleden tijd. Als u binnen uw organisatie ook te maken heeft gehad met tijdschrijfweigeraars en een ander effectieve oplossing hebt gevonden, dan horen wij dit graag van u. Stuurt u dan een e-mail naar info@aenova.nl onder vermelding van ‘ Artikel tijdschrijfweigeraars ‘.

[Terug naar boven]