Deelgemeente Hoogvliet

Deelgemeente Hoogvliet beantwoordt niet aan het stereotiepe beeld van de overheid, dat vaak grijs en bureaucratisch is. Volgens informatiemanager Jan Meijsen is de organisatie juist erg dynamisch en gericht op vernieuwing en verbetering. De deelgemeente is een aantal jaren geleden flink aan het werk gegaan om de leefomgeving van haar bewoners te verbeteren. Daarnaast wilde zij ook haar interne organisatie verbeteren en zo in staat zijn om meer kwaliteit te kunnen leveren. Jan vertelt welke rol het gebruik van TimEnterprise speelt in dit proces.

Herstructurering

“Deelgemeente Hoogvliet kampte in het verleden met een negatief imago”, vertelt Jan Meijsen. “ Als woonstad voor de petrochemische industrie was er veel eenzijdige woningbouw. Dit leidde tot een ontwikkeling waarbij hogere inkomensgroepen uit Hoogvliet vertrokken naar nieuwbouw in omliggende gemeenten. Er is toen gekozen voor een strategische herstructurering. 33% van de woningvoorraad (5000 woningen) werd gesloopt en daarvoor in de plaats kwam gedifferentieerde woningbouw voor verschillende inkomensgroepen. Dit proces is nu halverwege en de resultaten zijn ronduit goed te noemen. De herstructurering zorgde ervoor dat de deelgemeente naast haar vaste medewerkers ook geconfronteerd werd met werknemers die op basis van detachering binnen de deelgemeente werkzaam waren. Om het gehele proces te kunnen bewaken en monitoren was het noodzakelijk deze uren te kunnen verantwoorden. In die tijd is de aanzet gemaakt om tijdschrijven te introduceren binnen de organisatie.”

Deelgemeente Hoogvliet
Jan Meijsen

Veranderingen binnen de organisatie

“Het pakket dat we toen gebruikten was nog niet TimEnterprise. We zijn begonnen met een applicatie die we zelf hadden ontwikkeld.  De mogelijkheden van deze applicatie waren beperkt. Sinds 2001 is deelgemeente Hoogvliet een ISO-gecertificeerde organisatie en werkt ze op basis van het INK kwaliteitsmodel. Dit betekent dat er sprake is van een lerende organisatie en een constante kwaliteitsverbetering. Het oude systeem van tijdschrijven sloot steeds minder aan bij de veranderingen binnen de organisatie. Daarom is besloten gebruik te gaan maken van een ander pakket dat gebruiksvriendelijker was en meer mogelijkheden bood. De keuze viel daarbij uiteindelijk op TimEnterprise.”

Kwaliteitsverbetering

“In november 2007 zijn we gestart met het project TimEnterprise. Een groot voordeel was dat onze medewerkers gewend waren aan tijdschrijven. Ook was het een logisch gevolg van het werken met een kwaliteitsmodel. De overstap naar TimEnterprise verliep daarom soepel. Tijdschrijven als middel kan bedreigend overkomen op werknemers. Per slot van rekening wordt zo inzichtelijk wat iemand precies doet op een dag. De zorg kan ontstaan dat men op die gegevens negatief wordt afgerekend door de werkgever. Dit is uitdrukkelijk niet onze bedoeling. Het is wel de bedoeling om mensen de juiste dingen te laten doen binnen de tijd die beschikbaar is. Door te registreren zie je als organisatie “waaraan” en “hoeveel” tijd medewerkers besteden. Op basis van die stuurinformatie kan je als organisatie beter reageren op de feitelijke behoefte en mogelijk ontstane ruimte gebruiken om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. “

Managementinformatie

“TimEnterprise biedt ons de managementinformatie die nodig is om de inzet van onze medewerkers beter te kunnen sturen. Het handige van het systeem is de mogelijkheid om gegevens te kunnen doorrekenen en overzichten te maken. Zo is de verwachting bijvoorbeeld dat wij projecten beter kunnen plannen, door de vooraf ingecalculeerde uren te vergelijken met feitelijke uren. Het gebruik van TimEnterprise heeft vooral veel consequenties voor het management. De informatie die managers hiermee verkrijgen is veel breder dan puur de geregistreerde uren. Het vraagt veel creativiteit om de gegevens in brede zin te interpreteren. Het is uiteindelijk de taak van de manager om de randvoorwaarden te creëren waardoor mensen optimaal kunnen werken. TimEnterprise is een stuk gereedschap waarmee zij de informatie kunnen verkrijgen om deze taak uit te voeren.”

[Terug naar boven]