Home > Producten > TimEnterprise > Budget, Planning en Informatie

Budget, Planning en Informatie

Via de module Budget, Planning en Informatie kunt u de basismodule uitbreiden met de volgende functionaliteiten:

• Invoeren en controleren van budgetten op alle beschikbare registratiedimensies;
• Opstellen en bewaken van meerdimensionale hiërarchische begrotingen;
• Uitwerken van de opgestelde begrotingen in individuele of afdelingswerkplannen;
• Interactieve dynamische presentatiematrix met zelf definieerbare views (budgetmatrix).

Budgetten

Budgetten kunnen worden opgesteld in alle beschikbare dimensies, zoals tijd en ruimte. Zo kunt u bijvoorbeeld aan een product een budget toekennen voor een bepaalde periode; aan een persoon een budget toekennen voor een specifiek product of project of aan een afdeling een budget voor een beleidsthema. Daarnaast kunt u budgetten specificeren op basis van de rekeningnummers uit uw financiële applicatie, categorieën van medewerkers, uursoorten, of andere zelfgekozen grootheden als regio´s, afnemers, etc. U heeft 10 onafhankelijke dimensies tot uw beschikking die u individueel of in zelf te kiezen combinaties kunt gebruiken. Tim zorgt er voor dat de onderlinge consistentie van de verschillende budgetdefinities gewaarborgd blijft.

Hiërarchische begrotingen

De budgetmatrix biedt krachtige hulpmiddelen voor het opstellen en bewaken van hiërarchische begrotingen. Er kan een hiërarchie worden aangebracht binnen een enkele registratiedimensie, maar ook over meerdere onafhankelijke dimensies heen. Bij het opstellen van begrotingen kan zowel "bottom-up" als "top-down" worden gebudgetteerd. Ook een combinatie van deze werkwijzen is mogelijk, zelfs binnen dezelfde begroting. Tijdens het opstellen van een begroting wordt u via kleurcoderingen en tooltips geattendeerd op onjuiste of onvolledige budgetspecificaties.

Deelbegrotingen

De budgetmatrix is voorzien van een selectiemechanisme om een begroting te beperken tot een willekeurige deelverzameling van de betrokken begrotingsdimensies. Ook kan een productbegroting op een gekozen hiërarchisch niveau worden vastgezet, zodat alleen nog op onderliggende niveaus kan worden uitgewerkt. Deze deelbegrotingen kunnen dan worden toegewezen aan geselecteerde deelnemers (afdelingshoofden, budgethouders, projectleiders) voor verdere uitwerking of gebruik. Via een geschikte budgetmatrix kunnen verschillende deelbegrotingen op een hoger niveau weer gecombineerd worden t.b.v. geaggregeerde rapportages of een totaalbegroting.

Uren & Geld

Begrotingen kunnen worden opgesteld in uren of in geld of in beide. Via het ingebouwde tariefsysteem kunt u begrotingen omrekenen van uren in geld of omgekeerd. Zo ziet u direct wat de gevolgen qua kosten en te besteden uren zullen zijn van het toewijzen van personen of afdelingen aan producten. Deze omrekening kan dynamisch zijn: tijdens het opstellen van de begroting worden uren en bedragen direct automatisch omgerekend. Ook kunt u een begroting achteraf omrekenen of herberekenen, bijvoorbeeld na een tariefwijziging of om verschillende “what-if” scenario's door te rekenen.

Bewaking

Budgetten, begrotingen en werkplannen kunnen worden gecontroleerd en bewaakt via dezelfde budgetmatrices waarin ze werden ingevoerd of opgesteld. Aan een budgetmatrix kunt u daartoe extra kolommen toevoegen met gegevens over de actuele realisatie, beschikbare vrije ruimte (of mate van overschrijding) en procentuele indicaties. Probleemsituaties zoals budget overschrijdingen en onvolledig verdeelde budgetten worden direct zichtbaar gemaakt via kleurcoderingen. De BPI-module heeft een directe koppeling met de basismodule. Alle uren die door medewerkers via het weekbriefje worden ingevoerd zijn direct zichtbaar in alle budgetmatrices waarin de betreffende uren van belang zijn.

Knelpunten

Er is een handige knelpuntenlijst beschikbaar waarmee u snel alle problemen (inconssistente of conflicterende budgetten, realisaties zonder budget of overschrijdingen, zowel in uren als in geld) in een begroting kunt lokaliseren en oplossen.
Om snel de meest relevante situaties te lokaliseren kunt u gebruik maken van instelbare toleranties per probleemcategorie om minder belangrijke knelpunten te onderdrukken.

Gebruik en autorisatie

De budgetmatrices kunnen worden ingezet binnen alle geledingen van de organisatie. U hoeft daartoe niet voor elke afdeling of medewerker individuele matrices te definiëren. Via het ingebouwde autorisatiemechanisme wordt een budgetmatrix voor elke gebruiker automatisch ingeperkt m.b.t. de weergave van gegevens en beschikbaarheid van invoer- en mutatieopties waartoe de betreffende medewerker gerechtigd is. Zo kunt u met enkele goed gekozen matrices een schat aan informatie ontsluiten voor de hele organisatie.

Dynamische rapportages

De BPI-module biedt via de budgetmatrix allerlei rapportageopties als aanvulling op de faciliteiten die geboden worden door de rapportgenerator van de basismodule. Met de budgetmatrix kunt u onbeperkt views definiëren om informatie te presenteren aan gebruikers. Deze views kunnen een algemene opzet hebben, zodat gebruikers zelf door het kiezen van enkele parameters kunnen bepalen welke gegevens getoond worden. Ook kunt u nauwkeurig gespecificeerde matrices definiëren voor specifieke doelen, bijv. overzichten m.b.t. verlof, ziekte en verzuim, gedetailleerde projectrapportages, etc. Door het interactieve karakter van de budgetmatrix kunnen gebruikers de getoonde overzichten nog op allerlei manieren manipuleren en in- en uitzoomen (“drill-down”) binnen de getoonde gegevens.

Perspectief

U heeft de mogelijkheid om de gepresenteerde gegevens vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Door de keuze van een geschikt perspectief kunt u de gegevens bekijken vanuit uw functie als beheerder, afdelingshoofd, projectleider of door de bril van een willekeurige medewerker.

[Terug naar boven]