Home > Producten > TimEnterprise > Planningsmodule

Planningsmodule

Bij projectmatig werken is het noodzakelijk om medewerkers (resources) met de benodigde competenties te verdelen over taken binnen een project. Dit vereist een goede planning en een systeem dat hierin ondersteuning biedt. Met de planningsmodule kunt u op een flexibele manier resource planningen opstellen en bijhouden. Door integratie met de roostermodule en BPI module (Budget, Planning en Informatie) ontstaat een compleet beeld van de beschikbare capaciteit, geplande inzet en geraamde kosten.

Aanvragen van resources

Met de planningsmodule kunt u de taken binnen een project definiëren en deze taken toekennen aan medewerkers op basis van competenties, beschikbaarheid en budget. Resources kunt u niet alleen binnen uw eigen afdeling plannen, maar ook bij externe afdelingen aanvragen. Aan taken kan een resourceaanvraag worden gekoppeld waarbij aangegeven wordt welke afdeling en optioneel welke competentie gewenst is, voor hoeveel uur en gedurende welke periode.

Het is mogelijk om met de bestaande tariefstructuur van TimEnterprise direct inzicht te krijgen in de kosten van een aanvraag. De module is geïntegreerd in de bestaande structuur van TimEnterprise. Dit betekent dat bij de planning rekening gehouden wordt met zowel ingeplande taken als ziekte, verlof en reguliere activiteiten.

Competenties

Binnen de planningsmodule kunt u competenties vrij definiëren en koppelen aan medewerkers. Competenties zijn bijvoorbeeld de functieomschrijving, opgedane werkervaring, behaalde diploma’s of aanvullende training. Bij de aanvraag van resources kunt u aangeven welke competenties nodig zijn voor het project en zo de resources specificeren. Het is mogelijk om meerdere competenties aan een medewerker te koppelen en prioriteiten binnen competenties aan te geven. Ook kunt u een voorkeur voor een medewerker aangeven.

Aanvragen bij externe afdelingen

Een projectteam bestaat vaak uit personen die werkzaam zijn op verschillende afdelingen. Het bij elkaar krijgen van de juiste medewerkers kan een ingewikkeld samenwerkingsproces zijn tussen projectleiders en afdelingshoofden. De planningsmodule biedt faciliteiten om de procedures voor het aanvragen van medewerkers van verschillende afdelingen te structureren.

Aanvragen toekennen of afwijzen

Binnen de planningsmodule is onderscheid mogelijk tussen personen die rechten hebben om resources aan te vragen en personen die rechten hebben om resources toe te kennen. Pas als er overeenstemming is bereikt is tussen alle partijen wordt een planning definitief. Op dat moment wordt de planning automatisch zichtbaar voor uitvoerende medewerkers. Planningen kunnen in een later stadium worden aangepast. Voor de wijziging geldt dezelfde autorisatieprocedure.

Historie

De historie van alle aanvragen en bijbehorende mutaties wordt bewaard. Zo kunt u altijd controleren wat er in de loop van de procedure met de aanvragen is gebeurd.

Signalering van knelpunten

Tijdens het plannen kan het voorkomen dat er meer capaciteit wordt gevraagd dan er beschikbaar is. Door ziekte of verlof kunnen er knelpunten in de planning ontstaan. Overallocatie en andere knelpunten worden direct zichtbaar in het grafisch overzicht.

Vergelijken van gerealiseerde uren met planning

Uitvoerende medewerkers zien in hun weekbriefje hoeveel ze volgens de planning die week aan een bepaalde taak geacht worden te werken, maar ze verantwoorden wat ze daadwerkelijk gedaan hebben. Door middel van rapportages en de budgetmatrix kunnen de geplande en gerealiseerde uren worden vergeleken om de voortgang van het project te bewaken.

Vergelijken van budget, planning en realisatie

Door de integratie van de planningsmodule met de BPI-module (Budget, Planning en Informatie) ontstaat de mogelijkheid om budgetten, planning en realisatie te vergelijken. Budgetten worden periodiek - vaak jaarlijks - opgesteld, terwijl planningen periodiek worden bijgesteld en realisatie pas naderhand wordt ingevoerd. Deze drie eenheden worden los van elkaar vastgelegd, maar kunnen wel in één overzicht worden gezet.

[Terug naar boven]