Home > Producten > TimEnterprise > Roosters, aanvragen, verlof en ziekte

Roosters, aanvragen, verlof en ziekte

De combinatie van deze twee modules levert een volledig inzicht in de capaciteit en bezetting van de medewerkers. Dit zijn de Roostermodule voor het opstellen van werkroosters en de Aanvraagmodule voor het aanvragen en vastleggen van verlof, ziekte en andere roostercategorieën. Deze modules kunnen ook onafhankelijk van elkaar gebruikt worden.

Roosters

Voor elke medewerker kan een individueel werkrooster worden opgesteld. In het rooster wordt weergegeven op welke dagen en hoe lang de medewerker geacht wordt beschikbaar te zijn voor werkzaamheden.

Roostercategorieën

Via roostercategorieën kan in het rooster onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende soorten aan- en afwezigheid. Aan elke categorie kan een eigen kleur worden toegekend in het rooster. Naast standaardcategorieën zoals verlof, ziekte of feestdagen kunt u zelf ook eigen categorieën definiëren. Roostercategorieën kennen een onderlinge rangorde; zo heeft ‘ Ziekte’ bijvoorbeeld een hogere prioriteit dan ‘Verlof’.

Roosterblokken

U kunt roosterblokken definiëren om een dag op te splitsen in een aantal vaste delen. Hiermee wordt inzichtelijk op welke dagen medewerkers beschikbaar zijn. Een roosterblok kent een variabele begin- en eindtijd (glij-tijden) en een minimale en reguliere duur en begintijd.

Aanvragen

Medewerkers kunnen in hun rooster (jaarkalender) met behulp van de aanvraagmodule verlof of een andere roostercategorie aanvragen. Afhankelijk van de roostercategorie kan een aanvraag worden ingediend voor een hele dag of een deel van een dag, een of meer blokken vanaf een bepaald tijdstip. De verantwoordelijke leidinggevende wordt door Tim geattendeerd op de aanvraag. Na fiattering worden de aangevraagde uren automatisch ook als verantwoorde uren in het weekbriefje van de medewerker ingevuld.

Ziekte

Ziekte vormt een aparte roostercategorie met als bijzonderheid dat alleen het begintijdstip hoeft te worden aangegeven (de ziekmelding). Tim vult vanaf dat tijdstip automatisch voor elke dag die verstrijkt ‘Ziekte’ in op het rooster totdat het eindtijdstip wordt ingevuld (betermelding). De ziekteregistraties worden tevens automatisch opgenomen in het weekbriefje van de betrokken medewerker.

Automatisch genereren

Het rooster van een medewerker kan automatisch voor een heel jaar worden gegenereerd op basis van een criterium dat voor elke medewerker is ingesteld. Voor het handmatig opstellen van een rooster zijn handige opties beschikbaar om snel periodeselecties te kunnen maken. Ook ingewikkelde roosters voor part-timers met verschillende hoeveelheden uren per dag, afwijkende roosters op even of oneven weken, bijzondere werktijden enzovoort, zijn zo eenvoudig op te stellen.

Competenties

U kunt aan medewerkers competenties toekennen om aan te geven dat ze geschikt zijn om bepaalde taken te vervullen. In een bezetting kan dan getoond worden of er in een bepaalde periode voldoende medewerkers met een specifieke competentie beschikbaar zijn.

Saldo gegevens

In een deelvenster worden alle relevante saldogegevens van de medewerker getoond, zoals het verlofbudget of een ADV saldo. Bij het indienen van een aanvraag voor een bepaalde roostercategorie (zoals verlof) waarvoor een budget is vastgesteld, waakt Tim ervoor dat er niet meer wordt toegekend dan er nog beschikbaar is.

Verplichte blokken

Het is mogelijk om op bepaalde dagen voor een bepaalde roostercategorie verplichte blokken in te stellen. Zo kunt u bijvoorbeeld voor de hele organisatie verplichte vrije dagen of feestdagen inroosteren. De aldus ingeroosterde uren komen vervolgens automatisch terecht in het weekbriefje van de medewerkers zodat dubbel invoerwerk en fouten kunnen worden voorkomen.

Autorisaties

Er is een autorisatie mechanisme beschikbaar waarmee precies geregeld kan worden welke medewerkers rooster mogen opstellen, wijzigen en inzien. Voor leidinggevenden zijn er opties om roosters te fiatteren. Roosters kunnen handmatig worden geblokkeerd (vastgezet) tot een bepaalde vaste datum of voor een automatisch voortschrijdende periode.

Integratie met overige modules

De roostergegevens zijn beschikbaar in de weekbriefjes om automatisch de juiste weekdagen te tonen en verschillen tussen rooster en realisatie zichtbaar te maken. Tevens kan controle uitgevoerd worden op overwerk en kunnen plus- en minuren automatisch berekend en ingevuld worden. Ook in de rapport-generator en de BPI-module zijn de roostergegevens beschikbaar.

[Terug naar boven]