Home > Producten > TimEnterprise > Interactief weekbriefje

Interactief weekbriefje

TimEnterprise biedt een overzichtelijke weergave van alle registraties door deze te tonen in een spreadsheet. Het centrale overzicht is voor gebruikers het weekbriefje. In het weekbriefje worden de registraties ingevoerd, gegevens aan de gebruikers gepresenteerd en vanuit het menu van deze module kan direct worden doorgeklikt naar alle andere beschikbare modules.

Registratie

Het invoeren van uren is uitermate eenvoudig: de medewerker kan als in een spreadsheet de uren direct intypen in een matrix met producten (activiteiten) en weekdagen. De producten kunnen naar keuze worden getoond in een hiërarchische structuur of een gewone gesorteerde lijst.

Opbouwen van het weekbriefje

Het is niet nodig om de weekbriefjes per week te genereren of te kopiëren, medewerkers hoeven geen producten te selecteren en hoeven zich niet te identificeren. Een medewerker wordt automatisch herkend aan de hand van de netwerk loginnaam en het weekbriefje wordt altijd automatisch gevuld met de juiste producten en weekdagen op basis van de toegekende rechten en de persoonlijke instellingen. Producten of projecten kunnen worden voorgeprogrammeerd om automatisch op het juiste moment te verschijnen in de weekbriefjes van alle betrokkenen en weer te verdwijnen als ze niet meer actueel zijn.

Inleveren

Door het verschuiven van een persoonlijke registratiedatum (inleverdatum) geeft de medewerker aan dat de registratie tot op deze datum compleet is. De ingevoerde registraties zijn dan direct beschikbaar voor verdere verwerking en kunnen niet meer door de medewerker worden gemuteerd (maar nog wel worden ingezien).

Controle en fiattering

Leidinggevenden hebben op elk moment toegang tot de weekbriefjes van hun medewerkers. De ingevoerde uren kunnen direct worden gecontroleerd in de individuele weekbriefjes of groepsgewijs via een standaardrapportage. De ingevoerde uren kunnen vervolgens worden gefiatteerd of afgekeurd. Correcties kunnen worden aangebracht door de leidinggevende of door de medewerker zelf nadat de leidinggevende de betreffende periode weer heeft vrijgegeven.

Aanwezigheidsregistratie

Via de optionele AWR module kan het weekbriefje naast verantwoorde uren ook de geregistreerde aanwezigheid tonen. Deze informatie kan worden verkregen via een directe koppeling met een elektronische prikklok. Zo wordt een medewerker direct geconfronteerd met eventuele verschillen tussen verantwoording en aanwezigheid.

Automatisch invullen

Er zijn handige functies om snel uw weekbriefje in te vullen. U kunt de ingebouwde timer gebruiken om uw werkzaamheden automatisch te klokken en toe te kennen aan een activiteit. Met de aanwezigheidsregistratie (AWR) module kunt u de door de prikklok gemeten aanwezigheid automatisch doorboeken naar een project of activiteit van uw productenlijst.

Uitgebreide registratieopties

De ingevoerde uren kunnen per registratie worden voorzien van een nadere specificatie of extra gegevens. Naast een veld met vrije tekstinvoer zijn er ook velden beschikbaar waarin een selectie kan (of moet) worden gemaakt uit door de beheerder samengestelde keuzelijsten. Het is mogelijk om op een enkele dag een onbeperkt aantal verschillende registraties in te voeren voor het zelfde product.

Overwerk

Geautoriseerde medewerkers hebben de mogelijkheid om overwerk te registreren. Afhankelijk van hun rechten kunnen ze een keuze maken uit maximaal 20 instelbare overwerkcategorieën. De consequenties van het overwerk met betrekking tot eventuele compensatie-uren of uitbetalingsregelingen zijn direct zichtbaar voor de medewerker.

Normuren

Voor medewerkers kunnen controle-criteria (normen) worden gespecificeerd m.b.t. het minimaal (of maximaal) aantal te verantwoorden uren per periode. Ook m.b.t. de aanwezigheid kunnen (onafhankelijke) normen worden gespecificeerd. Van elk criterium kan een saldo worden bijgehouden dat door medewerkers zelf via het weekbriefje kan worden opgevraagd. Eventuele overwerkuren worden in de saldoberekeningen verwerkt en de resulterende compensatie uren worden afzonderlijk gespecificeerd.

Presentatie

Via een uitgekiend autorisatiesysteem kan de informatie direct beschikbaar gesteld worden aan alle betrokkenen. Elke medewerker heeft zo afhankelijk van de functie (afdelingshoofd, budget- of portefeuillehouder, projectleider, productie-medewerker, etc.) altijd de beschikking over precies de juiste gegevens. De informatie wordt gepresenteerd in zelf te definiëren interactieve matrices waarin u real-time kunt bladeren en "inzoomen" op de getoonde gegevens (drill-down).

[Terug naar boven]