TU Delft

GEMAKKELIJK VERANTWOORDEN

'Met Tim is verantwoorden van ons onderzoeksgeld richting overheid en externe opdrachtgevers erg gemakkelijk'

De Technische Universiteit Delft (TUD) verzorgt onderwijs en verricht wetenschappelijk onderzoek. Deze onderzoeken worden gefinancierd door externe partijen, zoals de overheid en het bedrijfsleven. Het geld dat de TUD daaraan besteedt moet zij verantwoorden aan deze externe partijen. Arjan van der Hulst is als informatiespecialist verantwoordelijk voor het gebruik van TimEnterprise. Hij vertelt hoe de TUD moet voldoen aan de eisen van opdrachtgevers en hoe dit heeft geleid tot het gebruik van TimEnterprise.

Stofwolken

'De stofwolken van de reorganisatie zijn nog maar net opgetrokken', vertelt Arjan van der Hulst. De organisatie heeft kort geleden een aantal grote veranderingen ondergaan. Arjan: 'En de systemen hobbelen erachteraan. De reorganisatie is overigens niet de reden dat we voor TimEnterprise hebben gekozen. Dit had te maken met de eisen van externe opdrachtgevers. Vanuit de overheid, de Europese Unie en grote marktpartijen ontvangen wij geld voor onderzoek. Wat er met dit geld gebeurt, moeten wij verantwoorden en daarom moet iedereen die onderzoek doet zijn of haar uren vastleggen in TimEnterprise. Het is dus niet de bedoeling dat iedere medewerker uren registreert, zoals docenten en ondersteunend personeel. Behalve als zij daarnaast ook onderzoek doen. Op dit moment registeren en verantwoorden 2.500 personen hun uren in TimEnterprise. Daarnaast gebruiken we ook de rooster- en verlofmodule in Tim en hier maken 4.800 personen gebruik van.'

Uniform systeem

'Voordat we met TimEnterprise begonnen, registreerden medewerkers hun uren op verschillende manieren. Er waren mensen die met Excel werkten, die het financiële pakket gebruikten en personen die het op papier registreerden. Ook waren er binnen de TUD een aantal afdelingen die al met Tim werkten, zoals de bibliotheek, de faculteit Industrieel Ontwerpen en de faculteit Werktuigbouwkunde. We wilden naar een uniform systeem, waarbij iedereen op dezelfde manier tijd registreerde. We vonden het ook belangrijk dat dit systeem een gebruiksvriendelijke interface had. Er is gezocht naar een sofware die aan onze functionele en technische wensen voldeed. Uiteindelijk vonden wij TimEnterprise de beste optie. Bovendien waren de drie afdelingen die het pakket al gebruikten erg tevreden.'

Het verloop van de implementatie

'De implementatie verliep goed. Veel van de inrichting die we al hadden in andere pakketten zoals ons financieel pakket en ons HRM pakket hebben we in TimEnterprise overgenomen. Er waren een aantal zaken die wat tijd in beslag namen. Zo moesten we nadenken over de productstructuur in Tim; op welke producten kunnen medewerkers tijd schrijven? Ook moesten we nadenken over de organisatiestructuur; wie werkte op welke afdeling en wie waren leidinggevenden? Voor het invullen van de roosters in de module voor verlof was het noodzakelijk dat we alle werkroosters van de medewerkers verzamelden. Deze stonden nog niet in het systeem. En omdat we binnen de organisatie veel te maken hebben met parttimers die onregelmatig werken was dit een hele klus. Het meeste hiervan hebben we handmatig verwerkt. De inrichting daarna was heel simpel. Het verliep wel iets langzamer dan we wilden. Maar dat heeft in dit geval meer met de organisatie te maken dan met het pakket.'

Webclient

'Waar we binnen de organisatie veel behoefte aan hadden was de webclient. Het was voor ons erg veel werk om op elke werkplek, 6.600 in totaal, TimEnterprise te installeren. Daarom bood de webclient uitkomst.'

MARKT


Onderwijs

Software


TimEnterprise

Aantal gebruikers


circa 5.000

Focus op


Urenverantwoording
Verlofregistratie
Cao & Overwerk