CZ Zorgverzekering

EFFICIËNTIE VOORDELEN

'TimEnterprise heeft onze organisatie transparanter en efficiënter gemaakt'

foto_cz

Voor zorgverzekeraar CZ heeft TimEnterprise de urenadministratie inzichtelijker en eenvoudiger gemaakt. Coördinator Projectplanning & Control Hans van Gool ziet veel voordelen ten opzichte van de manier van werken toen CZ nog andere software gebruikte. Hij vertelt vol overtuiging hoe de oplossing zijn organisatie transparanter en efficiënter maakt. En hoe TimEnterprise is toegesneden op de specifieke situatie van CZ. "TimEnterprise is een flexibel systeem dat goed aansluit bij de door ons gewenste flexibele inrichting."

Oude software voldeed niet

Hans van Gool: "Voordat CZ met TimEnterprise begon maakten we gebruik van MS Access als tijdschrijftool en PMW als planningstool. Niet binnen de hele organisatie, alleen binnen de verzekeringsadministratie en de afdeling schade. Omdat het licentiecontract van PMW afliep en Access nauwelijks werd onderhouden, besloten we om op zoek te gaan naar een goed alternatief."

Zoektocht passende oplossing

CZ besloot naar andere softwareoplossingen te gaan zoeken. Hans van Gool vertelt "eind 2002 zijn we een project gestart en hebben verschillende softwareleveranciers, waaronder Aenova Software, benaderd. Uiteindelijk hebben we een keuze gemaakt uit de pakketten die het beste op onze organisatie aansloten. Dat was TimEnterprise voor tijdregistratie en urenverantwoording en MS Project voor projectplanning. De voornaamste reden om Tim te gaan gebruiken was voor ons de gebruiksvriendelijkheid van het pakket. Ook was de koppeling met MS Project erg belangrijk."

Flexibiliteit meer dan tijdwinst

TimEnterprise is een systeem dat continu in ontwikkeling is. Er komen regelmatig nieuwe functionaliteiten beschikbaar waar wij ons voordeel mee kunnen doen. Hans van Gool legt uit: “Door de flexibiliteit en gebruikersvriendelijkheid is het mogelijk afspraken te maken met uitzendorganisaties waarmee we samenwerken. Hierdoor kunnen wij vaarwel zeggen tegen het papieren weekbriefje en de hieraan gekoppelde papieren facturen. In plaats van wekelijks 200 losse facturen te ontvangen, hebben we nu één verzamelfactuur waarvan we vooraf exact kunnen bepalen hoe hoog die zal zijn. Naast tijdwinst heeft dit ook bijgedragen aan een kostenbesparing, zowel bij ons als bij het uitzendbureau, aldus Van Gool"

Positieve reacties

De invoering van TimEnterprise binnen CZ verliep soepel. Hans van Gool: "We zijn begonnen met de afdelingen die al gebruik maakten van een systeem voor urenregistratie. Deze werknemers waren gewend om in twee verschillende systemen hun uren te registeren. Het feit dat werknemers maar éénmaal hun uren hoefden in te vullen en dat zij voortaan digitaal een overzicht hadden, leverde veel positieve reacties op. Later veranderde ook het kloksysteem. We hadden een prikklok met badge waar papieren uitdraaien van werden gemaakt. Deze prikklok hebben we volledig afgeschaft. Daarom werd Tim ook bij de andere afdelingen uitgerold. Dit leverde wel wat weerstand op, omdat deze werknemers niet gewend waren hun uren te registreren. Vooral de commerciële afdelingen vonden het voor hen niet altijd van belang. Bij hen gaat het er tenslotte vooral om hoeveel klanten ze binnenhalen en niet per sé in hoeveel tijd ze dat doen."

Inmiddels werken bij CZ alle 3.100 medewerkers op alle locaties met TimEnterprise. Daarnaast schrijven de 200 uitzendkrachten hun gewerkte uren in Tim.

Efficient, eenduidig en volledig transparant

Na een tijdje zagen ook andere afdelingen de voordelen van TimEnterprise. Hans van Gool: "TimEnterprise levert ons veel voordeel op qua efficiëntie. Alle gegevens bevinden zich in één systeem en medewerkers hoeven slechts in één systeem hun gegevens in te voeren. Er is nu eenduidigheid in de cijfers. Voorheen moesten medewerkers in verschillende systemen hun gegevens invullen. Deze gegevens verschilden vaak van elkaar. Ook zorgt het gebruik van TimEnterprise voor meer openheid, iedereen heeft direct inzicht in de eigen gegevens. Zo kan een werknemer direct zien hoeveel uren hij of zij heeft gewerkt."

Uitbreidingen

CZ breidde het pakket in de loop van de tijd verder uit. Hans van Gool: "Na de invoering hebben we in de loop van de tijd nog wat modules aangekocht. Zoals ik nu in kan schatten voorziet het systeem voor een groot gedeelte in de behoefte. We hebben goede ervaringen met Aenova Software en zijn tevreden over de service. Er zijn een aantal kleine verbeteringen mogelijk en wij hebben dit als klantenwens bij Aenova neergelegd. Verder zijn we erg tevreden en de komende jaren gaan we zeker door met het gebruik van TimEnterprise."

MARKT


Bedrijfsleven, Zorgverzekering

Software


TimEnterprise

Aantal gebruikers


3.100 gebruikers en 200 uitzendkrachten

Focus op


Urenverantwoording
Projectplanning
Aanwezigheidsregistratie

Voordelen


Koppeling urenregistratie en projectplanning bespaart tijd
Eenvoudiger verloningsproces bespaart kosten
Éénduidige stuur- en managementinformatie
Altijd actueel inzicht in stand van zaken