Erasmus Medisch Centrum

OPTIMALE INZET RESOURCES

'Met TimEnterprise meer en beter inzicht in beschikbare resources'

Het Erasmus Medisch Centrum stelde zichzelf ambitieuze doelen: de professionalisering van processen, efficiënter projectmatig werken, verbeterde sturing op tijd en capaciteit en er moest sprake zijn van ondersteuning in tooling. Verder moest het tijdschrijfsysteem, en in het bijzonder het verlofgedeelte, op de schop. TimEnterprise bood hierbij uitkomst. Erik Magré, Hoofd Projectenbureau, Erasmus MC: "Dankzij TimEnterprise hebben wij nu meer en beter inzicht in onze resources."

Onvoldoende draagvlak

Het urensysteem was slechts bij twee afdelingen in gebruik. Het speciaal voor het Erasmus Medisch Centrum ontwikkelde systeem mocht niet baten. Door de minimale functionaliteit van het registratiesysteem werden ook geen sturingsvoordelen behaald. Verder werd het systeem minimaal gebruikt en had het onvoldoende draagvlak. Binnen het Erasmus MC werden ook alleen achteraf de geschatte gewerkte uren geregistreerd. Die registratie achteraf gold ook voor de papieren vakantiekaart. “Tegen het einde van het jaar werden alle opgenomen vakanties en verlofdagen door de medewerkers ingevuld en geregistreerd”, zegt Erik Magré, Hoofd Projectenbureau. "Naast het risico op schaduwadministraties, bood dit ook weinig inzicht in en overzicht van de openstaande vrije dagen en uren van de medewerkers." "De papieren vakantiekaart mist zijn doel en is niet meer van deze tijd”, beaamt Erik van der Gali#n, Planner Projectenbureau.

Ad-hoc planningen

De behoefte aan inzicht in capaciteit kwam onder andere naar voren bij de verdeling van productieve uren. Erik Magré: "Het kwam regelmatig voor dat er te veel tijd aan afdelingsdoelen besteed werd, met als gevolg een tekort aan capaciteit voor de lopende projecten". Het op ad-hocbasis plannen van extra personeel om deze tekorten op te kunnen vangen, bleek ook niet de juiste oplossing. “Projecten misten iedere vorm van overzichtelijke planning, personeel werd te lang gemist door de afdeling en onduidelijkheid onder de werknemers was het resultaat”, aldus Magré.

Inzicht in capaciteitsbehoefte

De uitdaging was duidelijk: het gebruik van urenverantwoording moest veranderen om een beter inzicht te krijgen in de bestaande capaciteitsbehoefte. Daarnaast moesten ook de verlofzaken beter worden geregeld. De digitalisering van de papieren vakantiekaart was hiervoor een minimale vereiste. Met de verbeterpunten op zak ging het Erasmus MC op zoek naar de juiste leverancier die hun problemen kon ondervangen. Een werkgroep moest tot een plan van aanpak komen en verschillende bezoeken werden afgelegd aan collega-ziekenhuizen om beter inzicht te krijgen in mogelijke oplossingen. Na enkele gesprekken met o.a. het Universitair Medisch Centrum Groningen, kwam Aenova Software met het Time Resource Management systeem TimEnterprise als beste leverancier uit de bus.

Urenverantwoording geeft inzicht en sturing

De urenverantwoording van TimEnterprise werpt binnen het Erasmus MC zijn vruchten af. Door inzicht in beschikbare uren vindt nu een betere sturing plaats en is inzichtelijk waar nog ruimte is en waar knelpunten zitten. Verder verloopt de doorbelasting naar derden soepeler. Het probleem van doorbelasting van interne uren naar derden, veroorzaakt door het gebrek aan registratie, is nu verholpen.

Dankzij de grote gebruiksvriendelijkheid van het systeem 'spelen' de medewerkers nu eenvoudig met hun urenverantwoording. Inmiddels is TimEnterprise met zijn verlofmodule volledig erkend als de nieuwe vakantiekaart van het Erasmus Medisch Centrum. Alle afdelingen gaan nu op een uniforme manier om met verlofzaken. Medewerkers vragen nu vooraf verlof aan in plaats van registratie achteraf. Dit voorkomt schaduwadministraties en biedt direct inzicht in actuele verlofsaldi.

Nieuw: de resourcepool

TimEnterprise bracht ook de ResourcePool met zich mee. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat een scheiding wordt gemaakt tussen beheer en project. De uren die worden gereserveerd voor projecten komen samen in de zogeheten Resourcepool, waarvoor de projectleider verantwoordelijk is.

Met de komst van de Resourcepool is ook het overkoepelend projectenbureau ontstaan. Sectormanagers vragen hier centraal beschikbare capaciteit aan. Het projectenbureau voert controle uit op de beheersbaarheid van projecten en houdt toezicht op de haalbaarheid van planningen en resultaten. Medewerkers zijn nu ruim van tevoren op de hoogte waar en wanneer zij worden verwacht volgens de vooraf opgemaakte planning. Mocht de planning van een project niet worden gehaald, dan kan er nu vooraf in overleg met de projectleider extra capaciteit worden aangevraagd.

Enthousiast ontvangen

De implementatie van TimEnterprise verliep erg soepel. Het Erasmus MC had tot doel gesteld dat het pakket een jaar na implementatie volledig werkzaam moest zijn. Dit is meer dan geslaagd. De verschillende afdelingen waren bijvoorbeeld direct erg enthousiast over de flexibiliteit van het systeem. "Dankzij het grote gebruiksgemak van Tim hebben wij met minimale uitleg de organisatie enthousiast gekregen voor het gebruik van Tim", aldus Erik van der Galiën.

Vooruitblik

Na de start van de implementatie bij twee proefafdelingen maken inmiddels zes afdelingen tevreden gebruik van TimEnterprise. Erik Magré: “Wij hebben vol overtuiging voor TimEnterprise gekozen vanwege de mogelijkheden van de module Resourceplanning. De grote flexibiliteit van deze module sluit naadloos aan op onze situatie. Verder hebben de stabiliteit, gebruiksvriendelijkheid en overzichtelijkheid ook voor grote overtuiging gezorgd. Daarom blijven wij zeker klant bij Aenova Software.” “Niet alle systemen sluiten zomaar aan op iedere organisatie. Dankzij de goede communicatie met Aenova en de uitgebreide functionaliteiten van Tim, is dit toch goed geslaagd. Voor een meer specifieke aansluiting op onze situatie treden wij ook regelmatig in overleg met Aenova. Er zijn voor ons nog genoeg mogelijkheden met TimEnterprise die wij graag willen ontdekken!"

MARKT


Zorginstellingen

Software


TimEnterprise

Aantal gebruikers


300

Focus op


Urenverantwoording
Resourceplanning
Digitale verlofkaart
Integratie Oracle Calender

Voordelen


Optimaal capaciteitsmanagement
Overzichtelijke rapportages
Gebruiksvriendelijk
Flexibele samenwerking