Gemeente Soest

DIGITAAL EN TREFZEKER

'TimEnterprise bespaart ons aanzienlijk veel tijd en moeite'

Kloksysteem, tijdverantwoordingsysteem en verlofkaart. Drie los van elkaar staande systemen die reeds jaren in Soest werden gebruikt. De processen en systemen voor tijdregistratie en -verantwoording werkten echter niet meer optimaal en bestonden eigenlijk volledig los van elkaar. In toenemende mate werd binnen de organisatie de manier van tijd registreren en verantwoorden als lastig ervaren. Steeds vaker kwamen er vragen of dit proces niet duurzamer en efficiënter ingericht kon worden. Martin van der Grift, Concerncontroller, gemeente Soest: “De gemeente Soest was toe aan verandering en vernieuwing, zo veel was duidelijk.”

De uitdaging

Het kloksysteem werd slechts gebruikt voor registratie van het binnenkomen en weggaan. Het tijdschrijven werd als omslachtig ervaren door de medewerkers, omdat er geen koppeling met het kloksysteem was. De receptie printte jaarlijks 18.000 rapportageformulieren en verspreidde deze in de organisatie. Vervolgens werd de betreffende informatie door de medewerkers handmatig in het tijdverantwoordingsysteem ingevoerd.

Knelpunt van deze manier van werken werd duidelijk wanneer medewerkers extern werkten, afwezig waren, vergaten te klokken of onjuist klokten. Hiervoor moest een wijzigingsformulier door de medewerker worden ingevuld. Dit formulier ging na paraferen door de manager, vervolgens naar de receptie toe. De receptie zorgde ervoor dat deze wijzigingsformulieren handmatig doorgevoerd werden in het kloksysteem. "In toenemende mate werd deze wijze van tijdregistratie en -verantwoording als lastig en weinig efficiënt ervaren”, aldus Martin van der Grift.

Ook zaken als verlofaanvraag en -registratie, waren erg divers geregeld binnen de gemeente. De ene afdeling maakte gebruik van een papieren verlofkaart, waarop het afdelingshoofd voor akkoord moest paraferen. De andere afdeling maakte gebruik van een digitaal Excel-bestand, waarin verlof bijgehouden werd en het afdelingshoofd akkordeerde door gebruik van verschillende kleuren. De op deze wijze geregistreerde verlofuren moesten ook weer handmatig overgenomen worden in het tijdverantwoordingsysteem. Van der Grift: “Een foutgevoelige en onvoldoende uniforme manier van werken, die vroeg om verandering.”

Gezocht: geïntegreerde oplossing

Conclusie: een geïntegreerde oplossing was vereist. De losstaande toegangsklokken moesten integreren met het urensysteem en de invoer van informatie moest beperkt blijven tot slechts één handeling. Dit vroeg om een efficiënte oplossing waarbij de systemen met elkaar zijn geïntegreerd. De gemeente Soest ging op zoek naar een leverancier die urenverantwoording en aanwezigheidsregistratie kon koppelen aan het financiële en het HRM-systeem. Dit bleek lastiger dan gedacht.

Gevonden: TimEnterprise

Om inzicht te krijgen in mogelijke oplossingen voor haar situatie zocht gemeente Soest contact met verschillende leveranciers. Bert van der Weerd, Senior Beleidsadviseur gemeente Soest: "Omdat wij al gebruik maakten van een kloksysteem, hebben we daar eerst gekeken naar geïntegreerde mogelijkheden.” De oplossing kwam echter uit de hoek van urenverantwoording. Met TimEnterprise aan de basis en integratie met het kloksysteem van KABA, het financieel systeem Decade van Unit4 en het HRMsysteem PIMS@all van Centric, wist Aenova alle processen en systemen rondom tijdregistratie en -verantwoording goed met elkaar te integreren.

Digitaal en efficiënt

Het effect hiervan was direct merkbaar. Door de integratie tussen TimEnterprise en KABA konden dubbele handelingen volledig worden weggenomen. De receptiemedewerkers hoeven nu niet langer de 18.000 rapportageformulieren uit te printen en te verspreiden in de organisatie. Een enorme vermindering van de administratieve last. Ook werd de papieren verlofkaart met de verlofmodule van TimEnterprise volledig gedigitaliseerd. Hierdoor kunnen alle afdelingen op een uniforme manier met verlof omgaan. Medewerkers kunnen nu vooraf verlof aanvragen in plaats van achteraf registreren. Op deze manier behoren schaduwadministraties en het handmatig werken met Excel definitief tot de verleden tijd. Niet alleen is dit veel efficiënter, medewerkers en management hebben nu ook altijd direct inzicht in de actuele verlofsaldi.

MARKT


Gemeenten

Software


TimEnterprise

Aantal gebruikers


280

Focus op


Urenverantwoording
Aanwezigheidsregistratie
Digitale verlofkaart
Koppeling met financiële en hr-systeem